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Intranet

Pourquoi un nouvel intranet?

L’axe quatre de la Vision 2020 de l’Agence prévoit que « Nous investissons dans le développement de nos compétences et dans la capitalisation de nos connaissances et de nos expériences ». Cet axe est décliné dans le Plan d’Actions à travers :

  • la réalisation d’un état des lieux des initiatives et outils existants pour capter, traiter et partager les connaissances explicites et implicites ;
  • l’élaboration d’une Politique de Gestion des Connaissances ;
  • le développement d’outils de capitalisation ainsi que la promotion de leur usage.

Par ailleurs, il est essentiel pour les collaborateurs de trouver l’information facilement et rapidement. Des outils sont mis en place pour permettre une gestion optimale de l’information, une communication fluide et le partage des connaissances, en s’appuyant sur les informations du Web et les outils spécifiques de LuxDev (Intranet avec ses différentes sections (MQ, ressources documentaires, etc.), Internet, serveur commun, Qbase, Blog).

Même si beaucoup d’entre nous sommes habitué à l’intranet et en mesure de trouver certaines informations, des défauts à différents niveaux se présentent dont principalement:

  • une interface peu ergonomique et un design peu attractif ;
  • un manque de flexibilité dans les accès (tout ou rien) ;
  • un flux d’information unidirectionnel (du siège au terrain) ;
  • une information peu à jour et donc pas pertinente ;
  • des limitations techniques empêchant toutes innovations majeurs.

Nous avons essayé pendant plusieurs années d’améliorer les choses par petites retouches, mais une refonte complète était inévitable.
Après plus d’un an et demi de travail, cette nouvelle mouture essai d’y répondre et d’apporter des solutions concrètes..

Comment se connecter?

Vous avez un compte mail Google en @luxdev.lu

Il vous suffit de vous rendre sur le site de LuxDev et de cliquer sur “Accéder à l’intranet” en haut à droite. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton vert avec l’icône de Gmail. Si vous étiez déjà connecté aux services de Google (comme Gmail, Calendar ou Google Drive), vous serez alors automatiquement connecté. Sinon il faudra entrer vos identifiants Google. Attention ce mécanisme ne fonctionne qu’avec les comptes …@luxdev.lu et pas …@gmail.com ou autre.

Lors de votre première connexion, vous allez devoir autoriser LuxDev à récupérer quelques informations (principalement adresse email, identifiant Google) concernant votre compte Google. Cela est une simple étape de sécurité et ne nous donne en aucun cas un accès à vos emails, documents ou autres données personnelles. Voici à quoi va ressembler cet écran:

N’oubliez pas de vous déconnecter avec le bouton tout en haut à droite de votre prénom surtout si vous êtes sur un ordinateur public. Notez que cette action vous déconnecte également des services Google.

Vous n’avez pas de compte mail Google

Contactez-nous par pour créer votre compte “classique” avec nom d’utilisateur et mot de passe, même si vous aviez déjà un compte sur “l’ancien intranet”.
Une fois vos identifiants reçu, il vous suffit de vous rendre sur le site de LuxDev et de cliquer sur “accéder à l’intranet” en haut à droite. Vous n’avez plus qu’à entrer votre e-mail et le mot de passe qui vous a été fourni.

Attention! Contrairement à l’ancien intranet, le nouvel intranet est très personnel et le deviendra de plus en plus. Ne donnez jamais vos identifiants à des collègues, contrepartie ou autres personnes.

Qu’est-ce qui a changé?

Des changements majeurs ont été apportés à des éléments essentiels comme:

  • la technologie sous-jacente – abandon du Lasso (un language propriétaire peu répandu) au profit de PHP (language libre foisonnant de solutions tierce open source) ;
  • la sécurité ;
  • la modularité.

et des éléments plus visibles comme:

  • l’intégration au site web ;
  • le design ;
  • l’experience d’utilisation ;
  • un affichage multilingue.

Voici la nouvelle réorganisation:

Ancien intranet Nouvel intranet
Address Book   Trombinoscope
Cette partie reprend la liste des contacts et propose la liste complète des collaborateurs par poste (siège, ROF et terrain) ainsi qu’une fiche personnalisée par collaborateur.
Guide utilisateur du trombinoscope
Download Ressources   Partage
Cette partie Partage est une évolution de l’ancien Download ressources. Elle a été conçue sous forme d’un mini-réseau social donnant la possibilité à tous les collaborateurs de partager et commenter des documents (organisés par mot-clés).
Guide utilisateur de Partage
Quality Manuel   Manuel Qualité
Cette partie reprend les données et le processus de publication de l’ancien Manuel Qualité avec une nouvelle interface plus ergonomique.
Guide utilisateur du nouveau Manuel Qualité
Documentary Ressources   Archives
Cette partie reprend les données et le processus de publication de l’ancien Documentary Ressources avec une nouvelle interface plus ergonomique.
Guide utilisateur de Archives
Webmail Cet onglet est devenu inutile avec le passage à Google Mail.
Calendars Cet onglet est devenu inutile avec le passage à Google Calendars.
Human ressources L’organigramme se retrouve dans le Manuel Qualité et les affectations dans le Trombinoscope
My Docs Remplacement prévu. L’utilisation d’exports de documents pour les admin-Fi en Terminal Services continuera à ce faire sur l’ancien intranet jusqu’au remplacement.
Pages spéciales Les pages des anciens événements (Académies d’été, Semaines des CTPS, séminaires) seront encore accessible sur l’ancien intranet jusqu’à leur intégration.

 

Nous espérons que vous allez apprécier de travailler avec ce nouvel outil. N’hésitez pas à nous contacter si quelque chose vous semble contre-intuitif, qu’une information est manquante ou que vous souhaitez de nouvelles fonctionnalités. Veuillez noter que pour chaque module, une page d’aide est accessible en cliquant directement sur le bouton   AIDE qui se trouve en haut dans la barre noire.

Pourquoi le site web et l’intranet ont fusionnés?

Tout d’abord pour un souci d’homogénéité. Il n’y plus une adresse pour le site et une autre pour l’intranet, mais à présent une seule porte d’accès aux informations publique et interne. La vocation du site web lors de sa refonte en 2013 a été d’être un centre d’information pour le public, mais également pour tous les collaborateurs de LuxDev. Ainsi, le nouvel intranet va dans ce sens en proposant au staff connecté des informations et fonctionnalités supplémentaires.

Qui a accès?

Tout le staff de LuxDev peut prétendre à accéder à l’intranet, même les personnes ne possédant pas de compte mail Google. À terme, il sera même possible de donner des accès restreints à certains de nos partenaires comme le Ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE), les contreparties, les experts externes etc.

J’aime / n’aime pas certains points, puis-je donner mon avis?

Bien sûr! Nous vous encourageons à partager avec nous vos impressions et idées à travers lesquelles l’intranet pourra évoluer. Vous pouvez nous contacter via la boîte à idée ou en nous envoyant un e-mail à helpdesk@luxdev.lu .

Je ne m’y retrouve pas, puis-je encore accéder à “l’ancien intranet”?

Nous vous encourageons vivement à utiliser le nouvel intranet. Si vous ne vous y retrouvez pas, n’hésitez pas à nous contacter. Cependant, nous laissons l’accès à “l’ancien intranet” via la page habituelle intranet.luxdev.lu encore ouverte pendant quelque temps. La date précise de la fermeture de l’ancien intranet sera communiquée ultérieurement.