Passation de marchés

En tant qu’agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement, LuxDev intervient dans le cadre de protocoles de projets ou de programmes de coopération bilatérale de développement signés par le gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg et les gouvernements des pays partenaires.

La mise en œuvre de ces projets et programmes se fait à travers la passation de marchés de biens, services et travaux financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg ou d’autres bailleurs de fonds et pour lesquels LuxDev agit en tant que pouvoir adjudicateur.

Dans le cadre de ses activités, LuxDev respecte et veille au respect, en matière de passation de marchés, des principes de mise en concurrence et de traitement des opérateurs économiques sur un pied d’égalité, de manière transparente, en toute proportionnalité et sans discrimination. LuxDev s’engage à assurer la gestion en bon père de famille des moyens financiers mis à disposition par l’État dans le cadre des programmes et projets, en appliquant les principes d’une gestion des risques adéquate ainsi que les principes découlant d’une gestion économique des deniers publics. Les principes et conditions de passation de marchés sont contenus dans la Réglementation générale relative à la passation de marchés d’acquisition de biens, services et travaux financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg ou d’autres bailleurs de fonds et pour lesquels LuxDev agit en tant que pouvoir adjudicateur.

Chaque projet ou programme est réalisé en coopération avec une agence d’exécution nationale du pays partenaire, désignée formellement dans le protocole de projet ou de programme respectif. Au début du lancement d’un marché, les deux agences d’exécution conviennent entre elles, laquelle des deux agira en tant qu’autorité contractante pour le compte du projet. Les marchés peuvent ainsi être mis en œuvre sous deux formes différentes :

• lorsque les marchés sont régis par les procédures d’acquisition de LuxDev, le projet respecte et veille au respect, en matière de passation de marchés, des prescriptions de la réglementation générale de LuxDev ;
• lorsque les marchés sont régis par les procédures d’acquisition du pays partenaire, les autorités nationales du pays partenaire veillent au respect des procédures et documents que lui impose la législation nationale de son pays.

Quand la possibilité existe, la mise en œuvre opérationnelle et financière des actions de développement peut être confiée à des partenaires à travers la conclusion d’Accords de partenariat opérationnels. Pour les acquisitions nécessaires à la réalisation des Accords de partenariat, les partenaires opérationnels pourront faire application des règles et procédures que leur impose la législation nationale de leur pays et dont LuxDev aura pris connaissance et ils agiront en tant que pouvoir adjudicateur.

Principes généraux et politique de LuxDev

En matière de passation de marchés publics, LuxDev veille au respect des principes de mise en concurrence et de traitement des opérateurs économiques sur un pied d’égalité, de manière transparente, en toute proportionnalité et sans discrimination.

Ainsi, les États partenaires et LuxDev en tant que représentant du bailleur de fonds doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer, à égalité de conditions, une participation aussi étendue que possible aux appels d’offres pour les marchés de biens, services et travaux et notamment, des mesures visant à :

• assurer, par la voie des médias écrits, l’Internet et/ou par tout autre moyen d’information approprié, la publication des appels d’offres ;
• éliminer les pratiques discriminatoires ou les spécifications techniques qui pourraient faire obstacle à une large participation à égalité de conditions ;
• assurer que tous les critères de sélection et d'attribution soient spécifiés dans les dossiers d'appel d'offres ;
• assurer que l'offre retenue répond aux conditions et aux critères de sélection fixés dans les dossiers d'appel d'offres ;
• assurer qu’aucun critère non publié ou inconnu des soumissionnaires n’est utilisé dans la sélection de l’offre retenue ;
• assurer que l’offre retenue répond aux critères d’attribution spécifiés dans le dossier d’appel d’offres ;
• assurer le respect des clauses déontologiques.

Le fractionnement d’acquisitions similaires en plusieurs marchés devra être justifié et recevoir un accord préalable selon les procédures en vigueur de LuxDev. Aucun marché ne peut être scindé artificiellement afin de le soustraire à l’application des procédures d’acquisition en vigueur.

Les marchés sont attribués selon les critères d’attribution suivants :

• à l’offre économiquement la plus avantageuse dans le cadre d’acquisitions de services, c’est-à-dire à celle qui représente le meilleur rapport entre la qualité et le prix ;
• à l’offre substantiellement conforme la moins chère dans le cadre d’acquisitions de biens ;
• à l’offre conforme la moins chère dans le cadre d’acquisitions de travaux.

Éligibilité aux marchés

Règles de nationalité et d’origine

La participation aux appels d’offres et marchés financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg (ou autres bailleurs de fonds) est ouverte à égalité de conditions et sans distinction d’origine :

• aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organismes publics ou à participation publique ;
• aux sociétés coopératives et autres personnes de droit public ou de droit privé ; et
• à toute entreprise commune ou groupement d’entreprises ou de sociétés.

Les précisions nécessaires sont indiquées dans les dossiers d’appel d’offres.

Situations d’exclusion de la participation aux marchés

Sont exclus de la participation à un marché les candidats ou les soumissionnaires :

• qui sont en état de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ;
• qui font l'objet d'une procédure de déclaration de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif ou de toute autre procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ;
• qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle, y compris les délits en matière d’environnement ;
• qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les autorités contractantes peuvent justifier ;
• qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ;
• qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ;
• qui se sont rendus gravement coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par les autorités contractantes pour leur participation à un appel d'offres ou à un marché ;
• qui dans le cadre d'un autre marché conclu avec la même autorité contractante, ou dans le cadre d'un autre marché financé sur des contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg, ont été déclarées en défaut grave d'exécution en raison du non respect de leurs obligations contractuelles ;
• qui se trouvent, dans le cadre de l'appel d'offres ou du marché concerné, dans une des situations d'exclusion mentionnées au point des Clauses déontologiques ci-après.

Situations d’exclusion de l’attribution des marchés

Sont exclus de l'attribution d'un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui, à l'occasion de la procédure de passation de ce marché :

• se trouvent dans une ou plusieurs des situations d’exclusion de participation telles que citées précédemment ;
• se trouvent en situation de conflit d'intérêts ;
• se sont rendus coupables de fausses déclarations lors de leur participation au marché.

Clauses déontologiques

Toute tentative d'un candidat ou d'un soumissionnaire visant à se procurer des informations confidentielles, à procéder à des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité, l'autorité contractante et/ou LuxDev au cours de la procédure d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison des offres entraîne le rejet de sa candidature ou soumission et pourrait l'exposer à des sanctions administratives.

Lors de la remise de sa candidature ou de son offre, le candidat ou le soumissionnaire est tenu de déclarer, d'une part, qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts potentiel, d'autre part, qu'il n'a aucun lien spécifique avec d'autres soumissionnaires ou d'autres parties au projet. Si durant l'exécution du marché, une telle situation se produisait, le titulaire aurait l'obligation d'en informer immédiatement l'autorité contractante et/ou LuxDev.

Le titulaire d'un marché doit agir en toute occasion avec impartialité et comme un conseiller loyal conformément au code de déontologie de sa profession. Il s'abstient de faire des déclarations publiques concernant le projet ou les services sans l'approbation préalable de l'autorité contractante et/ou LuxDev. Il n'engage l'autorité contractante et/ou LuxDev d'aucune manière sans son consentement préalable écrit.

Pendant la durée du marché, le titulaire et son personnel respectent les droits de l'homme, et s'engagent à ne pas heurter les usages politiques, culturels et religieux du pays bénéficiaire.

La rémunération du titulaire au titre du marché constitue sa seule rémunération dans le cadre du marché. Le titulaire et son personnel doivent s'abstenir d'exercer toute activité ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers l'autorité contractante.

Le titulaire et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la durée du marché et après son achèvement. Tous les rapports et documents reçus ou établis par le titulaire dans le cadre de l'exécution du marché sont confidentiels.

L'utilisation par les parties contractantes, de tous rapports et documents établis, reçus, ou remis au cours de l'exécution du contrat, est réglée par le contrat.

Le titulaire s'abstient de toute relation susceptible de compromettre son indépendance ou celle de son personnel. Si le titulaire perd son indépendance, l'autorité contractante après consultation appropriée de LuxDev peut, pour tout préjudice qu'elle aurait subi de ce fait, résilier le marché sans mise en demeure préalable et sans que le titulaire puisse prétendre à une quelconque indemnité de rupture.

LuxDev se réserve le droit de suspendre ou d'annuler le financement de marchés sur contributions du gouvernement du Grand-Duché de (ou autres Bailleurs de fonds) si des pratiques de corruption de quelque nature qu'elles soient sont découvertes à toute étape de la procédure de passation du contrat ou du marché et si le pouvoir adjudicateur et/ou l'autorité contractante ne prennent pas toutes les mesures appropriées pour remédier à cette situation. Au sens de la présente disposition, on entend par pratique de corruption toute proposition de donner ou consentir à offrir à quiconque un paiement illicite, un présent, une gratification ou une commission à titre d'incitation ou de récompense pour qu'il accomplisse ou s'abstienne d'accomplir des actes ayant trait à l'attribution du marché ou au marché conclu avec le maître d'ouvrage.

En particulier, tous les dossiers d'appels d'offres et contrats, pour la réalisation de prestations de services, de travaux ou l'obtention de biens, devront intégrer une clause spécifiant que toute offre sera rejetée ou tout contrat annulé dès lors qu'il sera avéré que l'attribution du contrat ou son exécution aura donné lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires.

Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d'un contrat en bonne et due forme faisant référence à ce marché, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un bénéficiaire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d'une société de façade.

L'attributaire du marché s'engage à fournir à LuxDev, à sa demande, toutes pièces justificatives sur les conditions d'exécution du contrat. LuxDev pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu'il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux extraordinaires.

Les attributaires de marchés, convaincus de financement de frais commerciaux extraordinaires sur des marchés financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg (ou autres Bailleurs de fonds), s'exposent, en fonction de la gravité des faits constatés à la résiliation du contrat voire à l'exclusion définitive du bénéfice de ces financements.

Le non respect d'une ou plusieurs de ces clauses déontologiques peut entraîner l'exclusion du candidat, soumissionnaire et/ou titulaire d'autres marchés financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg (ou autres bailleurs de fonds) et l'exposer à des sanctions. La personne ou la société concernée en sera alors informée par écrit.

Clauses environnementales

L'attribution des marchés d’acquisition de biens, services et travaux financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg ou d’autres Bailleurs de fonds et pour lesquels LuxDev est le pouvoir adjudicateur s’inscrit dans la politique de développement du gouvernement luxembourgeois selon laquelle tout développement qui se veut durable doit impérativement se baser sur une réelle prise en compte de l’environnement.

Dans le cadre de la passation de marchés, LuxDev agissant en tant que pouvoir adjudicateur peut exiger que des conditions particulières reliées à la protection de l’environnement et au changement climatique soient incluses dans les dossiers d’appel d’offres. Pour des marchés intégrant des considérations environnementales et climatiques, une conformité environnementale peut être requise et devient critère d’évaluation. Les clauses environnementales ainsi concernées devront toujours être clairement indiquées dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges.

Ces clauses auront pour but autant de promouvoir les énergies durables et les technologies propres que le transfert de ces technologies et l’accès à l’information environnementale dans les pays partenaires.

Dans la même logique, l’attribution d’un marché pourra être refusé s’il est révélé que le marché en question risque de porter préjudice à l’environnement et aux écosystèmes du pays partenaire, ceci afin de contribuer à écarter toute intervention qui pourrait nuire à l’environnement.

Types de marchés et principales procédures applicables

Dans le cadre de projets, les trois types de marchés suivants peuvent être rencontrés :

• marchés de biens : contrats pour l’acquisition d’équipement, ainsi que d’autres tâches éventuelles telles que les travaux de pose ou d’installation, la maintenance, les formations ou la réparation, reliées à la fourniture des biens ;
• marchés de services : contrats pour le recrutement d’une assistance technique (mission de conseil) ou d’un prestataire de services portant sur des études (missions de formulation, études de faisabilité, études de marché, études techniques, évaluations et audits) ;
• marchés de travaux : contrats conclus pour l’exécution de travaux ou la réalisation d’un ouvrage.

Les procédures normales de passation de marchés applicables sont définies par le type de marché et le montant prévu de l’acquisition. De là, découlent ainsi trois catégories d’acquisition qui déterminent la procédure à utiliser :

Catégories d’acquisition	Catégorie A	Catégorie B	Catégorie C
Limites applicables	> 100 000 EUR	entre 10 000 et 100 000 EUR	< 10 000 EUR
Procédures minimales à appliquer	Procédure ouverte pour biens et travaux Procédure restreinte avec publication pour services	Procédure restreinte simplifiée pour biens, services et travaux	Achat prudent pour biens, services et travaux

Procédure ouverte (catégorie A) : La procédure ouverte comporte un appel général à la concurrence à travers une publication obligatoire d’un avis de marché dans la presse (locale ou internationale) et sur internet. En réponse à l’avis de marché publié, toutes les personnes physiques ou morales désireuses de présenter une offre reçoivent, sur simple demande, le dossier d’appel d’offres (payant ou gratuit), conformément aux modalités fixées dans l’avis de marché. Dans la procédure ouverte, la négociation n’est pas autorisée. L’offre attributaire ayant été évaluée comme conforme la moins chère, le contrat est fait au montant et au contenu de l’offre sans changement. Les critères d’évaluation et d’attribution sont définis avec précision dans les dossiers d’appel d’offres.

Procédure restreinte avec publication (Services catégorie A) : La procédure restreinte ouverte comporte un appel général à la concurrence à travers la publication obligatoire d’un avis d’Appel à manifestations d’intérêt (AMI) dans la presse et sur internet. Toutes les personnes physiques ou morales désireuses de manifester leur intérêt reçoivent, sur simple demande, le dossier d’AMI, conformément aux modalités fixées dans l’avis de marché. En réponse aux manifestations d’intérêt reçues, une liste restreinte de candidats qualifiés (sur base de critères précisés dans le dossier d’AMI) est établie. Dans une deuxième étape, seuls les prestataires de services retenus sur la liste restreinte seront invités à soumettre une offre. Dans la procédure restreinte ouverte, la négociation n’est pas autorisée. L’offre attributaire ayant été évaluée comme conforme et économiquement la plus avantageuse, le contrat est fait au montant et au contenu de l’offre sans changement. Les critères d’évaluation et d’attribution sont définis avec précision dans les dossiers d’appel d’offres.

Procédure restreinte simplifiée (catégorie B) : La procédure restreinte simplifiée est une procédure restreinte sans appel général à la concurrence via publication. La liste restreinte de candidats à qui une invitation à présenter une offre sera adressée, est établie par un comité après avoir vérifié l’intérêt et la disponibilité des candidats reconnus et qualifiés. Dans la procédure restreinte simplifiée, la négociation est permise mais reste exceptionnelle. Les critères d’évaluation et d’attribution sont définis avec précision dans les dossiers d’appel d’offres.

Procédure achat prudent (catégorie C) : La procédure achat prudent est une procédure dans laquelle la personne responsable de l’achat identifie les biens, services ou travaux économiquement les plus avantageux et procède directement à leur acquisition de façon prudente, en bon père de famille tout en respectant les principes de gestion économique des fonds publics. La négociation est souhaitable quand les circonstances le permettent en vue d’arriver à une offre la plus avantageuse possible.

Avis publiés sur ce site

Avis de pré-information : La publication d’un avis de pré-information est facultative. Les avis de pré-information indiquent de manière succincte l’objet des marchés prévisionnels. Compte tenu de son caractère de pré-information, cette publication n’engage pas l’autorité contractante ou LuxDev à financer le marché.

Avis d’information : La publication d’un avis d’information est obligatoire pour les marchés dépassant 100 000 EUR et facultative pour les marchés en dessous de 100 000 EUR. Les avis d’information contiennent les mêmes indications que celles figurant sur les avis de marché respectifs publiés dans la presse. L’objet du marché, les modalités d’obtention du dossier d’appel d’offres (biens et travaux) ou du dossier d’appel à manifestations d’intérêt (services), ainsi que la date limite de soumission, y sont décrits.

Sous avis d’information sont également publiées les listes restreintes établies après un Appel à manifestations d’intérêt (services).

Avis de post-information : Ces avis indiquent les marchés qui ont été attribués ou annulés. Lorsque le marché est attribué, le nom de l’attributaire et le montant du marché seront indiqués dans l’avis de post-information.

LuxDev attire l’attention des soumissionnaires sur le fait que leur participation à un appel d’offres implique leur accord pour que leur nom soit éventuellement publié sur le présent site internet.

Documents règlementaires et contractuels

Les procédures de passation de marchés sont décrites dans la réglementation générale relative à la passation de marchés d’acquisition de biens, services et travaux financés sur les contributions du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg ou d’autres Bailleurs de fonds et pour lesquels LuxDev agit en tant que pouvoir adjudicateur :

• réglementation générale (PDF, 1.1 Mo).

Les cahiers généraux des charges relatifs aux marchés de biens, services et travaux font partie intégrante des contrats :

• cahier général des charges relatif aux marchés de biens (PDF, 555 Ko) ;
• cahier général des charges relatif aux marchés de services (PDF, 506 Ko) ;
• cahier général des charges relatif aux marchés de travaux (PDF, 628 Ko).